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Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass: Neue BMF-Vorgaben

Mit BMF-Schreiben vom 30.6.2021 hat die Finanzverwaltung im Bereich der Bewirtungsaufwendungen die Neuerungen der Digitalisierung – insbesondere die Möglichkeit einer elektronischen Unterschrift bzw. Genehmigung sowie die Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion – berücksichtigt.

Wie bisher umfassen die umsatzsteuerlichen Anforderungen an den Inhalt der Bewirtungsrechnungen u.a. die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum und die fortlaufende Rechnungsnummer. Die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis € 250) gelten künftig auch für ertragsteuerliche Zwecke.

Verwendet ein Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, ist ein Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung nur dann gestattet, wenn die Rechnung maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert ist. Bei einem digitalen Bewirtungsbeleg, in welchem der Steurpflichtige einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen führen muss, ist es nunmehr zulässig, dass der Steuerpflichtige die erforderliche Autorisierung durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung erbringt. Zu den wichtigsten Nachweiserfordernissen an den digitalen bzw. digitalisierten Bewirtungsbeleg gehören u.a. das Erfordernis der elektronischen Aufzeichnung des Zeitpunkts der Signierung oder Genehmigung, das Erfordernis zur zeitnahen Erstellung des elektronischen Eigenbelegs mit den gesetzlich erforderlichen Angaben und als Leitlinie auch die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dies umfasst auch die Notwendigkeit, dass die jeweils angewandten Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Hinweis: Hinsichtlich Bewirtungen im Ausland wird ausgeführt, dass sich die Anforderungen im Grundsatz nicht gegenüber Bewirtungen im Inland unterscheiden. Es gibt aber Ausnahmen je nach den im Ausland geltenden Bestimmungen.

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