Die Einführung von E-Rechnungen ab 2025 markiert einen bedeutenden Schritt zur Optimierung von Geschäftsprozessen sowie zur Förderung von Effektivität, Kosteneffizienz, Transparenz und Compliance.
Eine sorgfältige Dokumentation von Prozessen und Verfahren ist entscheidend, um alle Vorteile durch
- die Implementierung von E-Rechnungen und
- die damit einhergehende weitgehende Digitalisierung des Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse
nutzen zu können und dennoch
- den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden und
- nahtlose Prüfungen der Finanzverwaltung zu ermöglichen.
Hier kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel
Die Verfahrensdokumentation, die durch die GoBD bereits seit 2015 verpflichtend ist und bei der Finanzverwaltung immer mehr in den Fokus rückt, umfasst die systematische Dokumentation aller relevanten Geschäftsprozesse, internen Kontrollen und IT-Systeme. Sie dient dazu, die Arbeitsabläufe und Prozesse eines Unternehmens systematisch und transparent für Dritte zu dokumentieren und bietet so eine solide Grundlage für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und auch interner Richtlinien.
Doch die Verfahrensdokumentation kann nicht nur dazu genutzt werden, die Prozesse im Nachgang an die Einführung der E-Rechnung zu beschreiben. Durch eine präzise Prozessbeschreibung im Vorfeld an die Umstellung können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse besser verstehen, analysieren und optimieren.
Das Zusammenspiel von E-Rechnungen und Verfahrensdokumentation ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Eine klar definierte Prozessbeschreibung identifiziert Engpässe, Redundanzen und ineffiziente Abläufe, die anschließend ganzheitlich optimiert werden können. Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen können manuelle Eingriffe minimiert und automatisierte Workflows implementiert werden, was zu einer weiteren Steigerung der Effizienz führt und zudem die Wettbewerbsfähigkeit und Nachhaltigkeit von Unternehmen in der heutigen digitalen Wirtschaft stärkt.
Die Erstellung der Verfahrensdokumentation vor der Prozessanpassung garantiert also die Einhaltung von Compliance-Vorschriften auch für die noch anstehenden Prüfungen der Finanzverwaltung, die sich auf Zeiträume vor Einführung der E-Rechnung beziehen, schafft die Möglichkeit einer optimierten Prozessanalyse und stellt auch die GoBD-Konformität der neu implementierten Prozesse und technischen Voraussetzungen zum Empfang und Versand von E-Rechnungen sicher.
Experten-Tipp
Nutzen Sie die Verfahrensdokumentation dazu, Ihre Rechnungsprozesse besser zu verstehen und Optimierungspotenziale sowie Stellschrauben zur Einführung der E-Rechnung zu erkennen.