Das „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ („HinSchG“) vom 31. Mai 2023 wurde am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt verkündet.
Wann tritt es in Kraft und was müssen Arbeitgeber künftig beachten?
Pflicht zur Errichtung und Unterhaltung interner Meldestellen
Es besteht eine Verpflichtung von Unternehmen und für den öffentlichen Sektor, ein Hinweisgebersystem einzurichten (Einrichtung interner Meldestellen).
Die Pflicht gilt laut dem HinSchG:
- für Unternehmen mit mindestens 50 Arbeitnehmern
- für alle privaten Unternehmen, ungeachtet der obigen Begrenzung, in besonderen Branchen wie insbesondere den Bereichen Finanzdienstleistungsbranche, Finanzprodukte, Finanzmärkte, Versicherungswirtschaft
- für Bund und Länder gemäß Bestimmung der obersten Bundes- und Landesbehörden
- für Gemeinden und Gemeindeverbände gemäß jeweiligem Landesrecht
- Arbeitgeber mit mehr als 249 Beschäftigten sind zur Einrichtung der internen Meldestellen ab dem 2. Juli 2023 verpflichtet.
- private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten sind ab dem 17. Dezember 2023 dazu verpflichtet (Ausnahmen davon bestehen in bestimmten Branchen).
Umsetzungsanforderungen an Unternehmen
Die interne Meldestelle wird eingerichtet, indem eine bei dem jeweiligen Arbeitgeber beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen eine gemeinsame Stelle einrichten.
Externe Meldung/Offenlegung
Neben der Meldung über den internen Meldekanal kann sich der Hinweisgeber direkt an die ebenfalls gesetzlich vorgesehenen externen Meldestellen wenden (externe Meldung). Beim Bund ist dafür das Bundesamt für Justiz zuständig. Weitere externe Meldestellen sollen errichtet werden. Es besteht grundsätzlich keine Pflicht des Hinweisgebers zur vorrangigen internen Meldung. Als dritter Meldeweg ist die Offenlegung vorgesehen. Unter der Offenlegung von Informationen ist das öffentliche Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße zu verstehen, beispielsweise gegenüber der Presse. Der Hinweisgeber darf diesen Weg jedoch nur beschreiten, wenn auf externe Meldungen nicht angemessen reagiert wurde oder dies etwa im öffentlichen Interesse ist.
Ausgestaltung des internen Meldeweges
Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher Form oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen. Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und ggf. Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, muss gewahrt bleiben. Es muss sichergestellt sein, dass kein Zugriff auf die Meldung durch unbefugte Mitarbeiter erfolgt. Für alle Vorgänge sind die Anforderungen des Datenschutzes gemäß der DSGVO und dem BDSG zu beachten. Die Einführung von Hinweisgebersystemen kann je nach Ausgestaltung Beteiligungsrechte des Betriebsrats bzw. Personalrats auslösen (vgl. etwa §§ 87 Abs. 1 Nr. 1, Nr. 6 BetrVG).
Weiteres Verfahren bei internen Meldungen
Nach Eingang der Meldung muss diese innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Es wird seitens der Meldestelle geprüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt. Die Meldestelle hält Kontakt mit der hinweisgebenden Person und prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung Sie ersucht die hinweisgebende Person ggf. um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen; dies sind etwa interne Untersuchungen, der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder die Abgabe an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber muss grundsätzlich innerhalb von drei Monaten erfolgen.
Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber
Das HinSchG sieht ein Verbot von Repressalien gegen den Hinweisgeber vor. Unter das Verbot fallen u. a. Suspendierungen, Entlassungen, Gehaltsminderungen, Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses. Werden benachteiligende Maßnahmen gegen den Hinweisgeber ergriffen, so trägt der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass die jeweilige Maßnahme nicht auf der Meldung des Arbeitnehmers beruht. Der Schutz des Hinweisgebers greift nur ein, wenn er nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Information weitergegeben hat.
Um welche Rechtsverstöße geht es?
Das HinSchG gilt:
- für alle Verstöße, die nach nationalem Recht strafbewehrt sind
- sowie für Verstöße, die nach nationalem Recht bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
- sowie insbesondere für Verstöße gegen bestimmte EU-Rechtsakte; erfasst werden insbes. Bereiche wie Korruption, Geldwäsche, öffentliche Auftragsvergaben, Produktsicherheit.
Sanktionen
Verstöße gegen das Gesetz sind bußgeldbewehrt; zu nennen ist dabei insbesondere folgende Bußgeldtatbestände:
- Behinderung einer Meldung / der Kommunikation einer hinweisgebenden Person mit einer Meldestelle (Bußgeld: bis zu 50.000 EUR)
- Repressalien gegen Hinweisgeber und geschützte Personen (Bußgeld: bis zu 50.000 EUR)
- Verstoß gegen das Gebot der Vertraulichkeit (Bußgeld: bis zu 50.000 EUR)
- Offenlegung einer unrichtigen Information (Bußgeld: bis zu 20.000 EUR)
- Verstoß gegen die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle (Bußgeld: bis zu 20.000 EUR).
- Zudem existiert ein Schadensersatzanspruch des Hinweisgebers bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien.
Über die Autorin: Maha Steinfeld ist Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der PKF FASSELT Partnerschaft mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Rechtsanwälte (Mitgliedsunternehmen des PKF-Netzwerkes).