Das Bundesministerium für Finanzen hat – nachdem im Juni 2024 zunächst eine Entwurfsfassung zur Diskussion gestellt wurde – am 15. Oktober 2024 das finale Einführungsschreiben zur E-Rechnungspflicht ab 2025 veröffentlicht (Link zum BMF-Schreiben). Nachfolgend geben wir einen Überblick über die wesentlichen Anpassungen im Vergleich zu der Entwurfsfassung.
E-Rechnung und Vorsteuerabzug
Eine bei vorliegender E-Rechnungspflicht dennoch ausgestellte sonstige Rechnung berechtigt den Empfänger dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Das BMF stellt nunmehr klar, dass auch inhaltlich richtige und vollständige sonstige Rechnungen regelmäßig den Vorsteuerabzug ermöglichen (weil sie der Finanzverwaltung sämtliche Angaben liefern, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu prüfen).
Der Rechnungsempfänger muss über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinaus keine Recherchen durchführen, ob der Rechnungssteller während des Anwendungszeitraums der Übergangsregeln von der Ausstellung einer E-Rechnung rechtmäßig absehen durfte. In diesen Fällen darf der Rechnungsempfänger auf die Richtigkeit der Rechnung vertrauen und den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Dem Rechnungsempfänger ohnehin bekannte Fakten (z. B. Vorjahresumsatz mit dem jeweiligen Rechnungsaussteller, Kenntnisse aufgrund verbundener Unternehmensstrukturen) müssen aber berücksichtigt werden.
Verpflichtung zur Ausstellung einer E‑Rechnung
Verwendet der Leistungsempfänger eine Umsatzsteuer- oder Wirtschafts-Identifikationsnummer, kann der Rechnungsaussteller dies als Indiz für dessen Handeln als Unternehmer berücksichtigen.
Auch bei umsatzsteuerfreien Leistungen nach § 4 Nummer 1 bis 7 UStG sind unter den übrigen Voraussetzungen E-Rechnungen auszustellen (z. B. bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung an einen im Inland ansässigen Leistungsempfänger, wenn die Ware in dessen Warenlager in einem anderen Mitgliedsstaat versendet wird).
Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Werden sie dennoch als E-Rechnung ausgestellt, ist die (zumindest konkludente) Zustimmung des Leistungsempfängers erforderlich.
Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen
Auf welches zulässige E-Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich Rechnungsausteller und Leistungsempfänger einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Gleiches gilt bei Streitigkeiten über das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung zwischen den Parteien.
Eine Übermittlung der E-Rechnung per E-Mail, über eine elektronische Schnittstelle, per Zugriff auf einen gemeinsamen Speicherort oder per Download über ein Internetportal ist zulässig.
Ein in der Entwurfsfassung noch enthaltener Hinweis, dass die Übergabe einer E‑Rechnung auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) nicht ausreichend sei, ist in der finalen Version des Schreibens nicht mehr enthalten.
Verträge als Rechnung
Eine zu einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietvertrag) einmalig ausgestellte E‑Rechnung muss nur bei Veränderungen in den Rechnungspflichtangaben (z. B. bei einer Mieterhöhung) geändert werden.
Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E‑Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungspflichtangaben nicht ändern.
End- oder Restrechnung bei zuvor erteilten Voraus- und Anzahlungsrechnungen
Weil die Anforderungen an eine Endrechnung (Ausweis sämtlicher Anzahlungsrechnungen) aktuell noch nicht im strukturierten Teil der E-Rechnung darstellbar sind, sind stattdessen Restrechnungen auszustellen. Es wird aber nicht beanstandet, wenn in einer bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellten Endrechnung ein unstrukturierter Anhang zu den geleisteten Anzahlungen eingefügt wird.
Rechnungsberichtigung
Eine Rechnungsberichtigung muss in dem Rechnungsformat durchgeführt werden, in dem die ursprüngliche Rechnung zu erteilen war. Folglich muss z. B. eine Rechnungsberichtigung nach dem 1. Januar 2025 zu einer Rechnung, die vor dem 1. Januar 2025 (rechtmäßig) als sonstige Rechnung ausgestellt wurde, nicht in einem E-Format erfolgen.
Weitere Ergänzungen in der finalen Fassung des BMF-Schreibens:
- Bei der Übermittlung einer E-Rechnung kann grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein zulässiges EDI-Verfahren verwendet werden. In diesem Fall gelten die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung als gewährleistet.
- Weichen bei einer hybriden Rechnung strukturierter Teil und Bildteil voneinander ab, wird dies bei geringfügigen Abweichungen akzeptiert. Weicht der Bildteil erheblich ab, muss darin ggf. eine eigene (separate) Rechnung mit fehlerhaftem Umsatzsteuerausweis (§ 14c UStG) gesehen werden. Ein Vorsteuerabzug ist auch dann nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich.
Fazit: Die endgültige Fassung des BMF-Schreibens zur E-Rechnungspflicht enthält im Vergleich zu der Entwurfsfassung aus Juni 2024 wichtige praxisrelevante und teils auch materielle Verbesserungen.
Insbesondere ist die Abkehr von dem im Entwurf des BMF-Schreibens vertretenen strengen Ansatz in Bezug auf den Vorsteuerabzug bei Nichtvorliegen einer ordnungsgemäßen E-Rechnung zu befürworten. Es bleibt allerdings dabei, dass selbst Kleinunternehmer und Wohnungsvermieter ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, strukturierte E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und GoBD‑konform archivieren zu können.